電子保存

近頃はペーパーレスとかなんとかで、なんでもかんでも電子保存に移行しているんだよね。

ウチの会社も今年度から保管書類を電子保存に切り替えるとかで、今頃になってその対応に追われている。

何か事を起こすたびに思うのだが、もうちょっと切り替える時期とか考えてやったらどうなんだろうな。

他所の会社はちゃんとそういうのを考えて実行してると思うんだけどね。

今年度分から保存する書類をスキャンしてそれをネットワーク上に設けられた本社のサーバーに移していく作業を任されたのだが、今一体何月だと思ってるんだろーか。

今年度分からって言うならせめて夏くらいから実行出来るように進めておいてくれないと、毎月出るような書類は過去に遡ってスキャンしないといけないじゃんか。

おかげで過去何ヶ月も遡ってファイルから外してスキャン取って、またファイルに戻して、またファイルから外してスキャン取って・・・の繰り返しだよ。

こういうところがイチイチどんくさい会社だなぁといつも思う。

昨年、新たに経理システムを導入したのだが、その新旧の移行も思いっきり決算とかぶさっていた。

いきなり慣れていない新システムで決算業務を行うという暴挙に出たのだ。

本社の財務・経理連中もシステムに慣れていないからというので、自分たちが余裕を持って処理出来るようにと各支社の締め切りを思いっきり早めてきたせいで、いつにも増してドタバタで残業が続いたのだ。

先々を読む力がない人ばかりが本社には揃いも揃ったりなのかね。

他所の会社も似たり寄ったりなのかなぁ。

そういった時期を考えない移行というのにも疑問がいっぱいだが、それに加えて今の上司の責任感の無さにはもう呆れて言葉も出なかったなぁ。

「とりあえず僕の方で電子保存が必要かと思われる書類はスキャンして共有フォルダーにPDF保存してあるんで、あとはgoru-goruさんの方で本社の共有フォルダーの方に移しておいてもらえますか？」

と今の新上司さんに言われた。

よくわからないまま、新上司さんが保存したフォルダーを開いて確認してみると、きちんと月ごとに分けられたフォルダーがある。

その中にこれまたきちんとタイトルが付けられたフォルダーがあり、その一つを開くとまたきちんとタイトルが付けられた書類が保存されていた。

本社から配布されていた”電子保存をするべき書類のリスト”と見比べると、電子保存の必要がない書類もPDF化されてそのフォルダーに入れられていた。

これ、保存しなくていいやつじゃないの？と思いながら新上司さんに尋ねた。

すると

「あ、何が要るのかわからなかったんで、とりあえず全部スキャン取ったんですよー。要・不要はgoru-goruさんの方で判断して必要な書類だけ移してもらえますか？」

だって。

いやいやいや。

なんで一番下っ端で権限を持たない私がその判断をしないといけないんですかね？

なんかおかしくね？

普通はさ、私が一気に必要かなぁと思われるものをスキャンして、スキャンされたものを確認して取捨するのはアンタの役目なんじゃね？

もしくは最初からどれをスキャンすべきかを先に取捨してから私に渡すとかさ。

と思ったので、

「その判断は私じゃなくて管理者の人がやらないとダメなんじゃないですか？必要な物を提示してもらって、それを私が移していくって言うんだったらわかりますけど。そうじゃないと、私自身が関わってない書類の事は内容もわかりませんし」

と言った。

すると新上司さんは

「あー、ああ、そうですか、う～ん。あ、じゃあ、とりあえず僕がスキャン取ったやつは必要なものだけ移行してもらえますか？不要な物は消去しておいてもらっていいんで～」

という謎の返答が。

だーかーらー、それだとさっきの繰り返しじゃんか。

必要か不要かはそっちで判断しろっつってんだよ！

とキレそうになったが、この人、本当に自分の役割がわかってないんだなぁと諦めて

「そうですか。いいです、じゃあ取りあえずこちらで分かる物は移していきますんで、分からないものはその都度尋ねます。それでいいですか？」

と言うと、

「あ、はい、それでお願いします！」

だって。

前から思ってたんだけどさー、この人って本当に最終処理を自分でやるの嫌がるんだよ。

最後を自分でやっちゃうと自分の責任になるからそれが嫌なんだろうなぁというのはわかる。

でもそれがこの人の仕事だからなぁ。

その分の対価を受け取っている限りはやらないといかんでしょ。

いつまで経っても責任感のある上司らしい上司には一向に巡り合えないんだよなぁ。

などと思いながらも、しょうがなくデータの移動をやり始めた。

いくつか分けられたフォルダーを順番に開いていくと、イチイチきっちりとタイトルが付けられていて几帳面に分類保存されていた。

つかさ、一応不要だろうなというフォルダーは消去してその他を見てみると「あとはそのまま本社のフォルダーにドラッグするだけじゃん」という状態にキレイに整理されていたのだった。

マジ呆れるわ～。

わざわざ共有フォルダーにキレイに保存しなくても、そのまま本社のフォルダーに入れればいいだけじゃん。

そこまでしてまで最終処理やりたくないんかい。

呆れながらも、本当にどこもいじらずにそのままドラッグして移動しておいた。

その他の必要書類で若手くんが携わっている書類はどこにファイルされているのかすら知らないので、

「私がやってる仕事の書類はこちらでPDFにして保存しておきますので、その他のものは若手くんとも相談してスキャンしておいてもらえますか？私の方で確認して移動しておきますのでスキャン出来たら言ってください」

と言った。

すると新上司さんは

「はい、わかりました！スキャン出来たら報告します！」

だって。

あのさ、これって逆だよね？

なんで私が指示出して新上司さんが雑用やる形になってるんだよ。

正当な対価って一体なんなんですかね？